Produtividade com GTD + Pomodoro + Personal Kanban

Já tem algum tempo que venho estudando e procurando técnicas e ferramentas que possam me ajudar a melhorar a minha produtividade e, de quebra, que venham a me dar mais tempo para aproveitar outros aspectos da nossa vida como família, amigos, oportunidades, leituras e tudo mais que precisa de atenção e tempo.

Por falar em tempo, quero dizer que não concordo muito com a expressão “Gestão de Tempo” ou o famoso “Time Management” e explico porque. Para mim o conceito é muito simples. O tempo que temos em nossos dias é único e não sofre alterações por mais que tentemos, ou seja, teremos sempre 24 horas no dia, e não adianta fazer nada isso não vai mudar.

Então, o que faço ?

Bom, para mim, o que na verdade fazemos é “Gerencimento de tarefas” pura e simples. Nos organizamos para realizarmos nossas tarefas no tempo que nos resta e sempre buscando completar todas dentro de nosso planejamento o que, por mais que sejamos organizados e disciplinados, corremos um grande risco de não completar.

Então, dentro de todas as técnicas, metodologias, adaptações de metodologias e tudo que se relaciona a isso que já vi, o que me foi muito mais produtivo e positivo são três metodologias que vou descrever abaixo, mas é bom lembrar que todas tem suas falhas e pontos positivos e dependem muito mais de cada um se adaptar e moldar as suas metodologias e criar o seu próprio modelo.

O que temos que nos lembrar, também, é que não adianta você estudar, entender e criar sua metodologia, o que importa é a continuidade a persistência. Já vi muita gente falando que nada disso adianta, e quando perguntamos o porquê, sempre percebemos que o tempo de uso foi um fator fundamental para o sucesso, então, dê tempo ao tempo, experimente, mude e adapte a metodologia ao seu modo de trabalhar, isso vai fazer você encontrar a melhor forma de produzir mais.
O que é GTD ?

A algum tempo eu descobri uma metodologia que me chamou muito a atenção. GTD ou para os mais íntimos “Getting Things Done” é uma metodologia desenvolvida por uma consultor americanos chamado David Aller, que hoje tem sua empresa especializada em ensinar esta metodologia para empresas e empresários, todos buscando aprender como conseguir mais tempo, mais isso, como já disse antes, não é uma coisa que concordo muito.

A empresa do David Allen fornece muito material e informações sobre a metodologia, como não podia deixar de ser mas, muito você pode encontrar em várias listas de deiscussão e em muitos foruns de produtividade. Me arrisco a dizer que esta seja hoje uma das técnicas de produtividade mais usada no mundo.

O conceito do GTD é simples. Tire tudo da sua cabeça e guarde em um sistema que você possa confiar e que possa sempre ser consultado. Este pensamento é uma versão bem simplista do sistema que tem muito mais coisa mas que pode ser resumido neste pensamento.

Um dos pontos que mais gosto no GTD é a possibilidade de cada um que conhece a metodologia tem sempre uma implementação diferente, sempre adaptando à sua realidade, e isso me chamou muito a atenção, pois eu não teria que me adaptar a um modelo e sim poder criar um modelo.

As listas ou, como a metodologia chama, contextos são também muito interessantes e as vejo como um ponto muito forte da metodologia.

Elas funcionam da seguinte forma. Suas tarefas devem estar realcionadas a contextos, e contextos são locais, ferramentas, pessoas ou qualquer coisa que você user ou precise para realizar uma tarefa ou onde realizar uma tarefa, assim são exemplos de contextos:

@casa
@telefone
@mercado
@web
@email

Estes são alguns exemplos para a utilização de contextos e dentro destes contextos, serão colocadas as tarefas que precisam ser executadas, assim no contexto @telefone vamos colocar as nossas ligações que precisamos fazer e no contexto @email, da mesma forma, vamos colocar os email que devem ser enviados.

A metodologia é muito mais rica que estas simples linhas e vale uma visita no site da empresa do David Allem para ver o farto material que ele coloca a disposição. Aqui vou disponibilizar apenas alguns links que podem facilitar.

www.davidco.com / http://www.davidco.com/sites/default/files/images/What%20is%20GTD.pdf
Grupo de discussão de GTD no Yahoo Grupos http://groups.yahoo.com/group/gtdbr/

E sempre existe o google

Como eu uso?

Bom, como falei, o que gosto do GTD é a possibilidade de você poder usar somente o que tem mais utilidade no sei modelo de trabalho.

No meu modelo, o que ficou do modelo original foram os conceitos de inbox, contextos e agenda, e as next actions além é claro do conceito dos 2 minutos.

Vamos a explicação.

Eu utilizo muito os contextos mas, agora de uma forma um pouco diferente, só apenas uma adaptação às ferramentas que tenho usado.

Quando comecei a usar o GTD, eu tinha um Treo 650, ótimo telefone para quem quer usar o GTD de uma forma bem prática. A possibilidade de criar blocos de tarecas com os nomes dos contextos é muito prático no Treo, o que ainda não encontrei em nenhum outro telefone.

Só exemplo, no Treo eu tinha listas com os nomes dos contextos e dentro das listas as atividades com o campo do checklist assim, eu poderia ir eliminando do contexto as tarefas já feitas, muito prático.

Hoje uso o Android como S.O. do meu telefone, tenho um HTC Desire HD. A escolha se baseou no fato de eu usar as ferramentas do Google como base para as minhas atividades, eu uso o Google Apps, para os documentos, planilhas, calendários, email e tarefas e algumas outras coisas, fantástica ferramenta. No caso do Google, o aplicativo do tasks não suporta a criação de listas como contextos, pelo menos eu não sei como, e por isso uso hoje os contextos de um modo um pouco diferente.

Quando preciso incluir uma nova atividade, eu uso os contextos dentro de “[" "]“, assim tenho os meus contextos e tarefas identificados como por exemplo : [web] Escrever o artigo sobre produtividades. Uma facilidade do google é que tudo é integrado com o Android e desta forma, não interessa se eu escrevi a tarefa no celular ou na web, tudo é sincronizado automaticamente e muito rápido, o que me garante ter sempre as minhas atividades onde preciso, sem falar na tranquilidade com a perda de informações.

O meu uso para a agenda segue o conceito do David, só aparece na agenda aquilo que deve ser compromisso com data e hora definida, ou seja, tarefa não vai para a agenda. Isso facilita para gerenciar melhor a sua semana ou até mesmo o mês. A agenda é uma das ferramentas mais poderosas para quem quer ser organizado, e deve ser visto como um ponto de muito cuidado, pois se houver muita coisa anotada e pouca realização, é muito provável que isso vá se tornar uma grande frustração.

O inbox é o conceito que se deve ter um ponto único de entrada das suas coisas. No meu caso eu tenho um conjunto de pastas que guardo dentro de um suporte de revistas, que hoje esta grudado na lateral de uma armário no meu escritório. Este inbox é muito prático para que tudo que precisa ser revisto seja colocado em um local somente, e depois você vê o que vai fazer com as coisas que estão lá. Isso é muito prático, não preciso ficar me preocupando onde estão as contas, onde estão as correspondências, a tudo mais que precisa de uma “olhadinha”.
Tudo que você possa fazer em menos de 2 minutos faça agora, não deixe acumular. Este é outro conceito da metodologia e a uso diariamente, sem perdão :). A coisa é simples. Esta tarefa pode ser feita em menos de 2 minutos ? Se sim, faça ! simples assim.

Bom, isso é o mais relevante que uso hoje, claro, a explicação é muito próxima do real mas, há variações nos usos e nos modelos mas, posso dizer que basicamente é isso.

O que é Pomodoro Technique

A Pomodoro Technique é fruto do desespero ( ) de um jovem universitário italiano que estava com muito o que fazer na faculdade e percebeu que se não se organizasse não conseguiria terminar todas as suas tarefas a tempo.

De forma básica o modelo é o seguinte.

Tenha como você um timer, qualquer um, no caso dele ele tinha um timer de cozinha no formato de uma galinha, e foi o que usou. Divida seu tempo em períodos de 25 minutos, com intervalos de 5 minutos.

Quando for fazer as tarefas, ligue o timer e trabalhe totalmente focado pelos próximos 25 minutos, buscando não se distrair com nenhuma outra coisa. No final dos 25 minutos, faça uma pausa de 5 minutos, e neste tempo, nada de trabalho, faça outra coisa, vá tomar um ar ou um café, alguma coisa, mas nada de trabalho. Terminado os 5 minutos, volte para a atividade e repita os 25 minutos de atividade altamente focado.

Quando ele fez isso, percebeu que conseguira realizar uma grande quantidade de ativiades sem perceber e que se se mantivesse disciplinado com o tempo, poderia concluir suas atividades todas.

Então, no final de 4 pomodoros, que é como são chamados os intervalos de 25 minutos, temos 1 hora de trabalho e 20 minutos de descanso.

Isso parece uma metodologia um pouco besta e sem futuro mas, posso garantir que isso pode aumentar e muito a sua produtividade e de forma muito rápida, desde que você se empenhe em completar os pomodoros e a respeitar o tempo, tanto de produtividade quanto de descanso.

Para quem nunca fez, parece bem simples permanecer 25 minutos sentado fazendo seu trabalho mas, tente fazer isso sem interrupção, tanto sua quanto de outras coisas, como por exemplo emails, IM, Skype, Internet e tudo mais, sem falar nos colegas de trabalho.

Bom, mas como sempre, tem alguém que adapta uma técnica a seu modo e tudo funciona da mesma forma, só que de um outro jeito.

Da mesma forma que a Técnica do Pomodoro, existe uma outra que utiliza tempo como fator motivador, só que esta com um pouco mais. Enquanto no Pomodoro temos intervalos de trabalho de 25 minutos, nesta técnica, que eu chamos de 48/12, o intervalo de tempo usado para as atividade é de 48 minutos, e de descanso de 12 minutos.

Cheguei a usar algumas vezes mas, como o tempo é maior, a possibilidade de interrupções também é maior a dificuldade de manter a atenção por mais tempo me levavam a parar muitas vezes.

Bom, para mim o Pomodoro esta muito bom, e tenho tido bons resultados. Quem quizer saber um pouco mais, no site do autor tem um ebook, que pode ser baixado, explicando cada detalhe da técnica.

www.pomodorotechnique.com

Algumas ferramentas que eu uso

No MAC OS X eu uso a pomodairo, achei muito legal. No Android tem a Pomodroid e para quem quer usar no seu Chrome, pode instalar a extensão Tomatoist, e tem um timer em uma aba do Chrome.

É claro que estas são apenas algumas de várias outras ferramentas, e nem quero dizer que estas são as melhores, são apenas as que eu uso.

O que é Kanban ?

Kanban, ou também, Kamban, é uma técnica usada na indústria para trabalhar com sistemas e lean e Just-in-time. Este não é um sistema de inventário e sim um sistema de agendamento, que diz o que deve ser produzido e em quê momento.

Bom, Jim Benson, pegou esta metodologia, que primeiramente foi usada na Tayota e transformou em uma ferramenta que pode ser usada para gerenciar projetos, pessoais e profissionais.

O que é Personal Kanban ?

Personal Kanban é a utilização das técnicas do Kanban original em um modelo de gerenciamento de atividades e tarefas para os profissionais ou pessoas normais. Explicar Personal Kanban é muito mais complicado para mim, que estou começando a usar agora do quê as outras metodologias mas, o que posso dizer é que esta metodologia traz um controle visual muito grande sobre as muitas possibilidades em um projeto.

Como qualquer uma das anteriores, esta metodologia pode ser implementada usando ferramentas eletrônicas mas, para mim, e para muitos, o uso de uma quandro branco, pincel e post it é a melhor opção para a metodologia.

Para que a metodologia seja entendida em seu máximo, sugiro fortemente a leitura do livro de Jim Benson e Tomianne Barry, Personal Kanban Mapping Work | Navigating Life.

De forma geral a metodologia funciona da seguinte forma.

Em um quadro branco, crie 3 áreas básicas, digo básicas porque como as outras, esta metodologia pode ser adaptada às suas necessidades.

Estas 3 áreas são backlog, to-do ou doing e done. No backlog você vai colocar todas as atividades que devem ser executadas para se terminar o projeto, este servirá como um “depósito” das atividades.

Na parte de doing, serão colocadas as tarefas que devem ser realizadas naquele momento, e aqui fazemos uma outra explicação. Como temos um tempo e um empenho limitados, devemos ser bem realistas e determinar quantas atividades nós verdadeiramente conseguimos realizar em um espaço de tempo determinado, que pode ser por exemplo 1 dia de trabalho, esta quantidade chamaremos de MIT ou Most Important Tasks.

Com a MIT determinada, vamos mover os post it, no meu caso, do backlog para o doing e começar a trabalhar, e quando esta tarefa tiver terminada, é só enviar para o done e assim visualizar o progresso do seu projeto e o quanto ainda falta para o término.

A metodologia é simples mas o impacto na produtividade, principalmente de grupos, é muito grande. E, o que é melhor, pode ser usada por qualquer pessoa, em suas mais diversas atividades e projetos, como por exemplo, criação de monografias, planejamento de estudo, eu uso, e muitas outras coisas mais complexas e importantes.

Atualmente, é muito comum ver o uso do Personal Kanban como ferramenta de auxílio aos desenvolvimento de projetos de software e em muitos casos em conjunto com o Scrum.

Para exemplificar alguns usos, vou colocar alguma imagens.

Este é o meu quadro de kanban, onde control alguns dos meus projetos.

Uso do Kanban no controle de projetos.

Bom, acho que depois de tudo isso, alguém pode juntar todas estas metodologias e usufruir das melhores partes delas e melhorar a sua produtividade e a gerenciar melhor as suas tarefas, ganhando mais tempo e diminuindo o stress que temos hoje.

Espero que ajude.

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